Zorg dat uw klant te allen tijde op u kan rekenen
Heeft u een onderneming, klein of groot, en streeft u naar optimale en punctuele service voor uw klanten? Dan is Planning op Tijd wellicht iets voor u.
Planning op Tijd is een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke applicatie die dient als aanvulling op uw huidige planningssoftware. Het zorgt voor een snelle en overzichtelijke manier om met uw personeel te communiceren en voorkomt dat klanten moeten wachten op uw dienst.
Neem als voorbeeld de transportbranche. Wanneer er een chauffeur moet beginnen aan zijn dienst moet hij dit aangeven in de applicatie. Wanneer dit niet gebeurt, en dus een reactie uitblijft, wordt een op dat moment dienstdoende geseind. Deze kan tot de nodige actie overgaan, waardoor er volgens schema gereden kan blijven worden.
De werking van de applicatie:
Stap 1: Planning op Tijd koppelen aan uw organisatie
Er zijn twee opties mogelijk om de applicatie te koppelen aan uw organisatie:
- Middels een import .CSV bestand kan de applicatie gevuld worden met de gewenste planning data.
- Wij verzorgen een koppeling met uw Enterprice Resource Planning (ERP) systeem.
Stap 2: Bevestiging actieve dienst
Na controle van de planning en op basis van de door u opgestelde voorwaarden wordt een dienst op actief gezet. Hierna zijn er weer twee mogelijkheden:
- De persoon stuurt voor aanvang en binnen de gestelde tijd een SMS dat hij/zij begint aan de dienst
- De persoon ontvangt een SMS waarop binnen de gestelde tijd gereageerd moet worden. Zie voorbeeld SMS
Bij vooraanmelding van de dienst of een reactie op de SMS, wordt de dienst als aangemeld gezien en is deze gereed. Indien er geen reactie volgt, zal de op dat moment dienstdoende ingeseind worden en zal deze de dienst overnemen.
Via deze weg krijgt u meer controle en grip op uw planning en voorkomt u vertraging of andere problemen. U kunt hierdoor een betere en snellere service verlenen aan uw klanten zodat zij niet voor ongewenste situaties komen te staan.
Klantervaring
‘’Een van de vervelendste voorvallen in de transportbranche is wanneer een chauffeur zicht verslaapt en vervolgens te laat levert bij de klant. Ervan uitgaande dat de klant zich op vele kilometers van de stalling kan bevinden, kunnen de gevolgen c.q. vertraging groot zijn. In het kader van de kwaliteit van onze dienstverlening willen wij dit als bedrijf natuurlijk waar mogelijk voorkomen. Planning op Tijd voorziet optimaal in deze behoefte. Doordat onze chauffeurs zich vóór de ingestelde tijd dienen aan te melden, weten we tijdig of de dienst in gang kan worden gezet en de chauffeurs de weg op gaan. Wanneer dit niet zo is en de chauffeur om wat voor reden dan ook niet aan zijn dienst begint, kunnen we direct actie ondernemen. De klant ondervindt hier geen negatieve gevolgen van en blijft ons waarderen als partner. Dit geeft ons een geruststellende gedachte die de nachtrust absoluut bevordert.’’
Voordelen
Planeenheden zijn maandelijks te wijzigen
We bieden een laag instap-abonnement. Uw planeenheden bepalen de maandelijkse kosten, waardoor deze dus variabel kunnen zijn van maand tot maand.
API wordt geïntegreerd in uw systeem
Wanneer u uw planningen aanpast in uw eigen planningssoftware, verandert deze ook automatisch in Planning op Tijd en is deze altijd up-to-date.
Communicatie via SMS en App
Planning op Tijd werkt met bekende en gebruiksvriendelijke communicatiemiddelen zodat onze applicatie voor iedereen toegankelijk is.
Automatische dag rapporten
Ons systeem biedt een geordend overzicht van uw dagelijks geplande diensten en mogelijkheid tot automatisch rapporteren van niet-aangemelde medewerkers.
Cases
De Planning op Tijd – applicatie is gebouwd vanuit een opdracht afkomstig uit de touringcarbranche en heeft middels continue innovatie en verbeteringen de nodige ervaring opgedaan. Hierdoor is de toepasbaarheid groot geworden en kan de applicatie voor zover bekend in alle systemen en bedrijven geïntegreerd worden.
Wij zijn van mening dat waar planning een zeer belangrijk punt is binnen een bedrijf/organisatie, Planning op Tijd een perfecte aanvulling is op de controle daarvan.
Hieronder staan een aantal cases beschreven waarbij een optimale planning van groot belang is.
Personenvervoer
Logistiek
Taxi
Verenigingen
Buurtpreventie
Personenvervoer
Voorbeeld:
Een chauffeur wordt om 04:00 uur verwacht in Amsterdam. Om op tijd te komen moet de chauffeur om 02:00 vertrekken vanuit de stalling. De chauffeur heeft 30 minuten nodig om van zijn huis naar bij de stalling te komen, wat betekent dat de chauffeur rond 1:15 uur onderweg moet zijn naar de stalling om vanuit daar op tijd te vertrekken naar Amsterdam.
Vanwege de door de organisatie ingestelde voorwaarden, kan de chauffeur zich al vanaf 0:30 uur aanmelden in de applicatie. Hier heeft hij tot uiterlijk 1:00 uur de tijd voor. Wanneer hij dit niet voor de genoemde tijd doet, ontvangt hij om 1:00 uur een bericht. Hier moet hij binnen 15 minuten op reageren, anders wordt een dienstdoende chauffeur gecontacteerd.
Bovengenoemde tijden zijn door een onderneming zelf te bepalen.
Logistiek
Wanneer een lading vracht op een bepaalde tijd opgehaald dient te worden omdat elders de productie afhankelijk is van deze lading, is het wenselijk dat deze vracht op tijd aankomt. Een stilstaande productie en een kronkelende planning wenst niemand.
Ook in deze situatie kan Planning Op Tijd controle uitoefenen: de chauffeur die de rit gaat rijden moet zich bij vertrek op locatie aanmelden in de applicatie. Hierdoor kan er ingeschat worden of de vracht op tijd bij de productielocatie aankomt of dat de planning gewijzigd moet worden.
Taxi
Een taxibedrijf is 24/7 bereikbaar en draaiende. Wanneer er om wat voor reden dan ook een geplande dienst niet gereden wordt, verliest het bedrijf direct omzet en klandizie, er zijn namelijk genoeg concurrenten in deze branche.
In deze situatie biedt Planning Op Tijd een optimaal overzicht van gereden ritten, waardoor men precies kan zien welke taxi’s er op welk moment beschikbaar zijn voor een rit. Hierdoor kan er strakker gepland worden en zullen de chauffeurs tijdiger op bestemming zijn.
Verenigingen
Ook de bezetting in de kantine van uw voetbal- of tennisclub is volgens een planning vastgelegd. Wanneer een medewerker onverhoopt niet op komt dagen wanneer hij/zij eigenlijk dienst heeft, dan heeft u een probleem. Een onbemande kantine betekent chaos, zeker na afloop van wedstrijden.
Planning Op Tijd kan ook hier zorgen voor een standaard back-up. Wanneer de applicatie wordt toegepast en de wekelijkse planningen worden doorgevoerd, kan er tijdig vervanging geregeld worden. Als uw voorwaarde is dat medewerkers zich uiterlijk 15 minuten voor start van de dienst aan moeten melden in de applicatie, kunt u spoedig zien of hij/zij op tijd aanwezig is en of er eventueel vervanging nodig is.
Dit kan overigens ook in winkelketens toegepast worden waar gewerkt wordt via een digitale planning.
Buurtpreventie
Steeds meer wijken in Nederland beschikken over een buurtpreventie-appgroep. Hierin werken buurtbewoners samen aan een veilige en hygiënische wijk en houden ze elkaar op de hoogte van verdachte situaties.
Sommige wijken hebben een vaste dienstregeling van vrijwilligers die op bepaalde tijden ingezet worden om toezicht op de wijk te houden. Hiervoor wordt ook een digitale planning gemaakt waar bewoners zich aan moeten houden. Ziekte of verzuim moet tijdig gemeld worden zodat de dienst te allen tijde door kan gaan.
Wanneer dit niet tijdig gemeld wordt, is de wijk een stukje onveiliger en kunnen de gevolgen groot zijn.
Dit is niet wat u wil en daarom biedt Planning Op Tijd de oplossing: stel een uiterlijke aanmeldtijd in van de desbetreffende toezichthouders en regel zo nodig tijdig een vervanger.
Omdat bovenstaande casus met betrekking tot de buurtpreventie naar onze mening een erg belangrijke situatie schetst, namelijk de veiligheid van de burgers in Nederland, bieden wij de applicatie aan deze tak aan voor een gereduceerd tarief. Enkel de onkosten zullen worden doorberekend. Voor een totaal overzicht van pakketten en tarieven verwijzen wij naar het kopje ‘Pakketprijzen’.
Pakketprijzen
Planning op Tijd werkt met 4 verschillende pakketten. Deze worden automatisch en maandelijks doorgevoerd op basis van het aantal planeenheden van de afgelopen maand.
Het minimaal maandelijkse starttarief begint standaard met €5,-.
Bij het aangaan van deze service wordt €100,- aan opstartkosten gefactureerd. Deze kosten worden als tegoed gezien en na de eerste maanden wordt dit bedrag afgestreept tegen uw abonnementskosten. Ook wanneer u een API-koppeling wenst met uw eigen ERP-systeem zal de €100,- wel gefactureerd worden maar ook worden beschouwd als tegoed.
Hieronder de vier pakketten en enkele berekeningen ter verduidelijking:
Berekening voorbeelden
Voorbeeld 1 met pakket 1:
De dagen tijdens het weekend voert u een controle uit op de planning (8 dagen). Hierbij staan er op twee dagen 151 planeenheden gepland en op de andere zes dagen 35. In deze acht dagen worden er in totaal 115 Sms’jes verstuurd
Rekenvoorbeeld:
35 diensten x 6 dagen + 151 diensten x 2 dagen = 512 planeenheden
512 planeenheden x €0,03 = €15,36.
115 Sms’jes x €0,04 = €4,60
Factuurbedrag exclusief BTW = €19,96*
(*Na eerste maand: €19,96 – €100,- = €-80,04)
Voorbeeld 2 met pakket 4:
Op elke dag van een 30-dagen durende maand had u 130 diensten gepland staan. Tijdens deze dagen zijn er in totaal 5650 Sms’jes verstuurd.
Rekenvoorbeeld:
130 diensten x 30 dagen = 3900 planeenheden
3900 planeenheden x €0,015 = €58,50
5650 Sms’jes x €0,01 = €56,50
Factuurbedrag exclusief BTW = €115,00
(*Na eerste maand: €115,00 – €100,- = €15,00)
Over ons
In 2010 werd er bij touringcarbedrijf Kupers in Weert een schakelkast gebruikt waarmee de chauffeur voor aanvang van de rit een schakelaar om kon zetten op een bepaalde tijd. Wanneer de chauffeur deze schakelaar niet omzette, ging er intern bij de bedrijfsleider een alarm af.
Omdat de professionaliteit van het bedrijf hoog in het vaandel stond, was dit systeem niet langer toereikend en waren zij op zoek naar een alternatief. Wij kregen destijds de vraag of het mogelijk was om een automatisch en digitaal controlesysteem te ontwerpen waarbij er geen sprake was van handmatige schakelaars en dergelijke.
Wij zijn aan de slag gegaan en zodoende ontwikkelden we een bewakingssysteem. Hierdoor konden al snel de ingeplande ritten worden gecontroleerd middels een SMS. Er kon efficiënter en nauwkeuriger gewerkt worden omdat de chauffeurs zich digitaal aan konden melden voor hun dienst. De klanten waren enthousiast en complimenteus over het nieuwe en verbeterde systeem wat Kupers hanteerde.
In 2018 kreeg de applicatie een upgrade. Er werd namelijk een API voor ontwikkelaars gemaakt om eenvoudig contact te maken met het Planning op Tijd systeem. Tevens kreeg het design van de applicatie een frissere en modernere uitstraling en werd de applicatie toegankelijk gemaakt voor meerdere branches.
In 2019 zal de mobiele app van Planning op Tijd gelanceerd worden, waarin het ook mogelijk zal zijn om geplande personen zich aan te laten melden voorafgaand aan hun dienst.
Met oog op de toekomst zal er in 2020 gewerkt worden aan een samenwerking met de telefooncentrale, waardoor een gepland persoon ook via de app telefonisch bereikt kan worden. Via deze weg maken wij het u en uw werknemers nog een stukje makkelijker om zich voorafgaande aan hun diensten aan te melden
